perjantai 22. tammikuuta 2010
Omat kokemukset virtuaaliseen työskentelyyn liittyen
Yksilötehtävä blogiin (googlen bloggeri), kerro omista kokemuksistasi: virtuaaliseen työskentelyyn liittyen, väärinymmärryksistä, haasteista, onnistumisista, johtamisesta, tiimin toiminnasta jne. Mikäli sinulla ei ole kokemuksia varsinaisesta virtuaalisesta työskentelystä työpaikalla, voit kertoa verkko-opiskelukokemuksista ym. jotka ovat lähellä virtuaalityöskentelyä.kirjoitus 9.4 mennessä blogiin
Tilaa:
Lähetä kommentteja (Atom)
Olen työpaikalla osa tiimiä, johon kuuluu myös kiinalaisia. Välillä on huvittavaa huomata, miten erilaista on kommunikoida kiinalaisten (tai muiden ulkomaalaisten) kanssa verkossa. Kiinalaiset eivät yleisesti ottaen osaa yhtä hyvin englantia kuin suomalaiset. Siksi yhden pienen asian selvittäminen voi kestää... ja kestää... Viestejä lähetetään puolin ja toisin useita, jopa kymmeniä. Kuulemani mukaan kiinalaiset kolleegani toimivat niin, että saatuaan sähköpostin tms. viestin, he ajavat viestin ns. translaattorin läpi. Voi vain kuvitella, minkälaista jälkeä translaattori saa aikaiseksi. Jos on koskaan käyttänyt Google translaattoria, tietää, että lopputulos voi olla varsin surkuhupaisa. Siksi väärinymmärrysten määrä kasvaa, mutta vielä tähän asti kaikki asiat on saatu selvietttyä. :)
VastaaPoistaKerroinkin jo jotain sähköpostikokemuksistani ensimmäisen tapaamisen jatkokeskustelussa.
VastaaPoistaOtan niistä kokemuksista yhden myös tähän. Viimeisessä työpaikassani logistiikkapäällikkönä vastuullani olivat kuljetusten taloudellinen ja operatiivinen toteutus ja seuranta. Kuljetukset vaihtelivat laidasta laitaan sekä kokonsa että kuljetusmuotonsa suhteen. Oli lento-, laiva-, rekka-, juna- sekä valtavia erikoiskuljetuksia. Kilpailutin lähes kaikki kuljetukset erikseen. Tuossa työssä sähköposti oli oiva väline, siitä jäi aina tiedot muistiin ja paperillekin jos tulostin viestin. Sain suhteellisen nopeasti, useimmiten samantien, kilpailuhan on kovaa, kuljetuspalveluita tarjoavilta liikkeiltä tarjouksen. Minun oli helppo tehdä sähköposteilla tulleista tarjouksista hinta- ym. vertailut. Myöhemmin kuljetusta tilatessani tuli monta kertaa esiin sellainen seikka, että kuljetusliike ei 'muistanut', että oli luvannut kuljetuksen 'niin halvalla'. Oli hyvä kun oli olemassa sähköpostiviesti, josta asian sai helposti tarkistettua.
Tuossa työssäni lähes kaikki muutkin asiat hoidettiin sähköpostitse monien syiden takia, yksi oli juuri tuo, että siitä jää todistusaineistoa. Toinen oli nopea saavutettavuus puolin ja toisin. Monta kertaa sain nopeammin vastauksen sähköpostitse kuin soittamalla. Sähköpostia kirjoittaessa on 'enemmän harkinta-aikaa' kuin nopeasti puhelimessa vastauksen antamiseen.
Näissä tilanteissa sähköposti oli monin tavoin hyödyllinen ja nopea vaihtoehto verrattuna muunlaiseen viestintään tai kirjeenvaihtoon. Olin työssäni tottunut nopeisiin vastauksiin. Kuten viime tapaamisessa keskustelimme, että mikä on nopea vastaus, niin se on tietenkin suhteellinen käsite. Mikä on toisen mielestä nopea vastaus tai mitä tarkoitta HETI, tarkoittaa eri asiaa toiselle. Minä sain yleensä vastauksen heti, eli parin tunnin kuluessa tai ainakin samana päivänä. Totuin myös itse siihen, että vastaan heti, enkä jätä asioita 'roikkumaan'.
Työskentelimme ns. avokonttorissaa ja kaikenlainen muukin kommunikointi tapahtui sähköpostitse. Tähän oli syynä mm. se, että sähköpostitse sait 'rauhassa keskustella' eikä tarvinnut ajatella, että muut konttorissa kuulevat. Tämän tavan koko henkilökunta oli omaksunut niin, että konttorissa vallitsi hiljaisuus mitä ei olisi jos asiat hoidettaisiin puhelimen välityksellä. Huonona puolena tässä ylenpalttisessa kaikkien asioiden sähköpostitse hoitamisessa oli se, että myöskään työtoverit eivät keskustelleet keskenään vaan heidänkin kanssaan asiat hoidettiin sähköpostilla. Huvittavaa oli, että sermin toisella puolella metrin päässä istuvalle työtoverille lähetettiin sähköpostia. Onko se enää järkevää onkin sitten jo toinen juttu.
Käytin työasioissa myös Skypeä muutaman kerran neuvotellessani Kiinassa olevan gollegan kanssa erilaisista kuljetusmetodeista. Yllättävää kyllä yhteys toimi Kiinaan hyvin eikä katkoksia tullut. Sen sijaan ystävättäreni kanssa Floridaan keskustelu on usein lähes mahdotonta, puhe/kuvayhteys ei tahdo onnistua Messengerillä eikä Skypellä, kirjoitusyhteys toimii melkoisen hyvin.
Marja-Leena
Virtuaalinen viestintä on tosiaan nopeuttanut postin kulkua huimasti. Palaverien esityslistat ja muistiot kulkevat näppärästi sähköpostin liitetiedostona ja tiedottaminen on nopeaa laajallekin joukolle. Tiedotus on tunnetusti alue, johon on kautta aikain työyhteisöissä toivottu parannusta. Onko sähköinen viestintä vastannut tähän tarpeeseen? Juuri tänään olin neuvottelussa (10 hlöä), johon aineisto oli lähetetty 1½ viikkoa aikaisemmin, yksi osallistuja sanoi, että ei ole saanut koko aineistoa, yksi ei enää ollut löytänyt aineistoa tulostettavaksi ja yksi kertoi heti, että ei ole lainkaan ehtinyt perehtyä aineistoon. Postia tulee paljon, työ on usein pirstaleista ja asioihin ei ehdi rauhassa keskittyä, vaan monia asioita on yhtä aikaa menossa. Olen yrittänyt rakentaa itselleni selkeitä kokonaisuuksia työpäivään, jotta ajanhallinta olisi paremmalla tolalla, mutta siinä tuntuu haastetta riittävän. Sähköinen kalenteri on osoittautunut hyväksi, sen avulla keskus ja työkumppanit voivat nähdä mitä on meneillään - helpottaa huomattavasti kun ei tarvitse erikseen ilmoitella menoista.
VastaaPoistaEdellisessä työpaikassa työskentelin ostoyksikössä Ruokakeskolla tiimin jäsenenä tuoteasiantuntijana. Sähköpostia käytettiin paljon, koska sen avulla tietoa sai nopeasti, helposti ja aina jäi dokumenttia itsellekin. Olin yhteydessä paljon ulkomaisiin ja kotimaisiin tavarantoimittajiin mm. tilauksiin ja toimitusten seurantaan liittyen, joten näistä oli hyvä saada aina kirjallista dokumenttia. Yksikössä muutenkin käytettiin paljon työntekijöiden keskenkin s-postia tiedonvälityksessä, vaikka avokonttorissa olimmekin. Syynä oli useimmiten helppous ja se, ettei useinkaan kaikki olleet yhtäaikaa konttorilla paikalla, jotta yhteiset asiat olisi esitetty kaikille kasvokkain. Mielestäni töissä s-posti oli todella hyvä väline tiedonvälitykseen, vaikka toisaalta ylimääräistä postiakin tuli runsaasti päivittäin. Usein päivän ensimmäinen työ oli järjestää tulleet s-postit tärkeysjärjestykseen..Sähköistä kalenteria pidin kätevänä omien menojen merkitsemiseen ja sen avulla näki kätevästi myös esimiehen ja työkavereiden päivän menot.
VastaaPoistaVirtuaalisten viestintätyökalujen käyttö on kasvanut suuresti viimeisten vuosien aikana, oli sitten kyse yritysviestinnästä, sähköpostien lähettämisestä tai kavereiden kanssa keskustelusta erilaisten ohjelmien välityksellä. Tämä on vähentänyt ihmisten välisen etäisyyden merkitystä, mikä on hyvä asia. Omaan työorganisaatiooni kuuluu työpisteitä Sodankylästä Santahaminaan, joten sähköisten työkalujen käyttö on hyvin oleellista sovittaessa yhteisistä asioista. Omassa työpaikassani neuvottelut tapahtuvat kuitenkin pääosin vielä kasvotusten, sillä puhuttaessa potilaiden/asiakkaiden terveydestä/sairaudesta/hoidosta, on tärkeää keskustella niin, että ei tule väärinymmärryksiä, niin kuin voi tulla sähköpostin välityksellä.Potilastyössä ei ole varaa erehtyä. Toki virtuaaliset työkalut tukevat potilastyötä hyvinkin paljon, esimerkkinä terveysportti, josta pääsee suoraan lääkärin, sairaanhoitajan ja Pharmaca Fennica (apteekki) tietokantoihin. Tietokannoista voi tarkistaa potilaan sairauteen liittyvän päivitetyn tiedon.
VastaaPoistaMielestäni viestintä on työyhteisön voimavara. Säännöllinen ja toimiva viestintä muodostaa pohjan tulokselliselle toiminnalle ja se on huomattava työtyytyväisyyden lisääjä, oli sitten kyse kasvokkain tapahtuvasta tai virtuaalisesta viestinnästä. Omassa organisaatiossani tapahtui organisaatiomuutos vuonna 2008, tätä ennen organisaation johto toimi työpisteen kanssa samalla paikkakunnalla. Nykyään johto toimii monen sadan kilometrin päässä työpisteestä. Ohjeet tulevat yleensä virtuaalisesti. Johdon toimiessa aiemmin samalla paikkakunnalla, viestintä oli tehokkaampaa ja tavoitti työntekijät paremmin. Tällä hetkellä viestintä on etäisempää ja vähäisempää. Ylin johto viestii suoraan päällikölle ja päällikkö viestii asiat eteenpäin, mikäli potilastyöltä ehtii. Tässä olisi vielä paljon parannettavaa, sillä hyvään viestintään tulisi kuulua kolme tavoitetta, jotka ovat: tiedonkulku, vuorovaikutus ja sitoutuminen.
Työssäni olen sähköpostilla yhteydessä pääaisallisesti kirjanpitäjään sekä työterveyshuoltoon. Tärkeimmät yrityksen sisäiset asiat lähetämme myös toisillemme sähköpostilla, mutta yleensä keskustelemme kasvokkain. Työpaikallani on vain kolme henkilöä toimistossa, joten tuntuisi vähän hassulta käyttää sähköpostia tiedonkulkuun. Yhteydenpitoni kirjanpitäjän kanssa on toiminut loistavasti sähköpostilla. Se nopeuttaa työtä. Mikäli on jotain kysyttävää tai hän tarvitsee lisätietoa, jostakin asia hoituu yleensä muutamassa minuutissa sähköpostin välityksellä. Olen työterveydenhuollon yhteyshenkilönä, kun heillä on jotakin asiaa, sähköposti on toiminut siinäkin ilman ongelmia. Lisäksi päivitän työntekijälistamme suoraan heidän omaan systeemiinsä, jolloin se on koko ajan tasalla, eikä ongelmia ole siinäkään syntynyt.
VastaaPoistaSähköposti, Windows Messenger ja Windows Live Messenger ovat tärkeimmät virtuaaliset työkaluni joita työssäni käytän. Toimin kunta-alalla IT-asiantuntijana, joten en voi välttyä virtuaaliselta työskentelyltä. Työpöydälläni on kaksi näyttöä, joista toisessa on koko ajan sähköposti auki. Sinne tulee tärkeää tietoa - jopa reaaliajassa. Käyttäjien viestien lisäksi mm. keskitetty virustorjuntajärjestelmä, palvelimet ja niissä pyörivät monet eri tietojärjestelmät muistavat minua päivittäin sähköposteilla. Ne eivät lähetä mukavia 'mitä kuuluu' viestejä tai kiertokirjeitä, vaan rehellisiä hälytyksiä ja varoituksia päällä olevista ongelmista. Sähköposti on siis käytännössä se väline, joka aiheuttaa minulle töitä eniten.
VastaaPoistaWindows Messenger ja Live Messenger pikaviestimiet ovat tehokkaasti käytössä. Windows Messenger toimii sisäverkossamme pikaviestimenä, jolla kaikilla tietokoneen käyttäjillä on mahdollisuus lähettää viestejä toisen käyttäjän näytölle. Sillä pystytään jakamaan myös tiedostoja käyttäjien kesken, mutta sen tärkein tehtävä on olla puhelimen korvaaja. Viestit kulkevat reaaliajassa käyttäjältä toiselle. Tämä työkalu on erittäin hyödyllinen työpaikallamme, jossa on yli 30 toimipistettä.
Windows Live Messenger on käytännössä sama kuin edellä mainittu, mutta sen kanssa ollaan yhteydessä Internetin välityksellä eikä sen käyttö rajoitu talon sisäverkkoon. Kätevä työkalu esim. tilanteessa, jossa IT-tuki on esim. koulutuksessa eikä voi vastata puhelimeen. Tukea voi antaa pikaviestein vaikka toiselta puolelta maapalloa.
Omat kokemukseni virtuaalisesta työskentelystä ovat kaksijakoiset. Se joko toimii tai sitten ei. Kun puitteet (it-infrastruktuuri eli tietoliikenne yhteydet, laitteet jne.) ovat kunnossa, niin eri työkalujen käyttäminen on mielekästä. Mutta mikäli taas käyttäjät eivät hallitse näitä työkaluja, syntyy ongelmia. Saattaa olla teknistä osaamisen puutetta tai sitten pelisäännöt, miten näiden työkalujen kanssa toimitaan, ovat outoja. Nämä seikat aiheuttavat yleensä ne ongelmat, mitä kohtaan työssäni virtuaalisten työkalujen kanssa.
En vaihtaisi näitä työkaluja pois, mutta niiden kehittäminen ja tehokkaampi käyttö ovat sellaisia asioita, joihin pitäisi tulevaisuudessa panostaa.
Omassa työssäni käytän lähinnä virtualisista työkaluista sähköpostia. Se on yksi tärkeimmistä työkaluista ja päivittää reaaliaikaisesti saapuneet viestit Pop up-ikkunan muodossa, jos olen eri ohjelmassa tai näytössä. Tämä Pop up-toiminto oli aluksi tosi upea toiminto, tuntui "mahtavalta" saada heti tieto saapuneesta viestistä. Sitten kiireessä ja aikana, jolloin töihin käytännössä katsoen hukkuu, ei ole kiva tuhrata ylimääräistä aikaa kuittaamalla pois jonkin analyytikon tai meklarin lähettämää perjantaikevennystä jostain hupiasiasta tai postia, joka koskee vain Helsingin konttoria jne tai vastaanottaa lisää tehtäviä...
VastaaPoistaVaikka välillä tosi tarpeellinen toiminto saa toisinaan raivon partaalle, ei sitä ole tullut poistettua koskaan kokonaan, vaikka usein olenkin sen poistanut päältä. Sitten menee muutama viikko ja taas huomaan asettavani ruksia kohtaan sähköpostin asetuksissa, joka ilmoittaa saapuvista viesteistä...
Työskentelen ICT ja viestintäpalvelutalossa, ryhmässä joka käyttää hyvinkin paljon erilaisia virtuaalisia työkaluja. Virtuaalinen ryhmämme koostuu henkilöistä, joista suurin osa istuu pääkaupunkiseudulla, muutama Tampereella ja yksi henkilö Joensuussa.
VastaaPoistaYrityksemme visiona on välittää ihmisille elämyksiä ja parantaa organisaatioiden tuottavuutta verkossa. Vision mukaisesti tarjoamme asiakkaillemme erilaisia virtuaalisia kanssakäymisratkaisuja ja saman konseptin mukaisesti pyrimme toimimaan toki itsekin.
Perinteisimpiä virtuaalisia työkalujamme ovat sähköposti ja puhelinneuvottelut. Mutta viime vuosina mukaan ovat tulleet myös erilaiset pikaviesti-sovellukset, joista käytössämme on MS Office Communicator ja Skype. Itse käytän aktiivisesti työtehtävien hoidossa juuri MS Office Communicatoria eli "kommaria". Sen avulla voin näppärästi lähettää lyhyitä pikaviestejä yhdelle tai useammalle käyttäjälle yhtä aikaa ja keskustelun osapuolet näkevät tekstin reaaliajassa. Tämä on erityisen näppärää kun haluan jonkin pikaisen kommentin ja varmistuksen johonkin asiaan esim. Helsingin kollegoilta. Toki aina välillä chattailen myös naapuriloosin kollegan kanssa, avotoimistossa kun olemme, niin emme häiritse muita sillä, että keskustelisimme sermin yli.
Varsinaisissa virtuaalineuvotteluissa (palaverit, sisäiset koulutukset) käytämme Webex-palvelua, joka mahdollistaa kokousten ja koulutusten pitämisen internetin kautta reaaliaikaisesti puheen välityksellä ja tarjoaa osallistujille mahdollisuuden esittää dokumentteja yhdessä muiden osallistujien kanssa. Palvelu mahdollistaa dokumenttien jaon lisäksi myös sovellusten ja työpöydän jakamisen osallistujien tietokoneilta.
Virtuaaliseksi työkaluksi voitaneen myös laskea yrityksemme Intranet, joka sisältää mm. keskustelupalstan, sisäisen blogin ja netti-tv:n jossa esitetään ajankohtaisia uutisia ja tietoiskuja. Käytössämme on myös Workspace, joka on ryhmätyöskentelyyn tarkoitettu tila verkossa. Ryhmämme on keskittänyt sinne monia asiakirjoja ja käytämme sitä myös muuhun sisäiseen verkkoviestintään, sieltä löytyy esim. ryhmämme lomalistat yms. hyödyllistä tietoa :).
Lisäksi käytössämme on muutamia TelePresence-tiloja, jotka ovat viimeisintä teknologiaa hyödyntäviä korkealaatuisia virtuaalisianeuvotteluhuoneita. Nämä neuvottelutilat mahdollistavat neuvottelut eri toimipisteiden välillä kasvotusten ja ne on toteutettu niin, että tuntuu kuin vastapuoli istuisi saman pöydän äärellä isoistakin välimatkasta huolimatta.
Tärkein virtuaalinen työkalu, jota työssäni käytän, on myös perinteinen sähköposti. Sillä olen yhteydessä mm. asiakkaisiin ja tavarantoimittajiin; sähköpostilla vahvistetaan sovittuja kampanjoita, hintoja, tilauksia, toimitusaikoja jne. Pyrimme omassa organisaatiossa kuitenkin olemaan em. tahoihin mahdollisimman paljon yhteydessä puhelimitse (myös hlökohtaisia tapaamisia toki järjestetään), sillä keskustellessa saattaa ilmetä muitakin asioita ja toiveita, joita ei sähköpostitse välttämättä tule kerrottua. Yksinkertainen kysymys "Mitä kuuluu" on saattanut kantaa hedelmää siten, että markkinoille on jopa lanseerattu uusi tuote.
VastaaPoistaTyöntekijöiden kesken emme juuri sähköpostia käytä, vaan asiat hoidetaan kasvokkain. Poikkeuksena toki pöytäkirjat tms. Omassa organisaatiossa on kuitenkin henkilöitä, jotka hoitavat aivan kaikki asiat sähköpostilla. Se jos mikä on turhauttavaa. Hyvänä esimerkkinä voin kertoa, että eräs henkilö laittoi minulle eräänä maanantaina n. klo 14 sähköpostia, että enkö ole vielä päivittänyt edellisen viikon myyntiä ja että se pitäisi tehdä maanantaisin klo 12 mennessä… no, minua tämä samanaikaisesti huvitti ja kiukutti, ja vastasin hänelle, että teen päivitykset heti kun ehdin. Tähän hän vastasi noin tunnin kuluttua edelleen SÄHKÖPOSTILLA, että hänen olisi pitänyt lähettää myyntiraportti eteenpäin klo 12…
Virtuaalisena työkaluna on päivittäin käytössä sähköposti ja sen mukanaan tuomat ongelmat sähköpostin ymmärtämisten ja väärinymmärtämisten mahdollisuuksista. Osa viesteistä, on sellaisia joihin on reagoitava todella nopeasti, kun järjestellään esim. koulutustilaisuuksia mihin toivotaan runsasta yleisöä. Oman organisaation tilat ovat tietysti halvimmat ja niitä tulee käyttää. Hankaluutta tuottaa usein aika – ilmoitus koulutuksen järjestämisestä tulee usein viime metreillä aikataulullisesti suhteessa siihen, miten pitkäkestoinen koulutus on järjestettävä ja missä aikataulussa. Siina postit lentävät koulutuksen järjestelijöiden ja kouluttajien välillä melko kiivaaseen tahtiin, ja jälleen muutaman viikon kuluttua saa jännittää onko koulutuksen kohderyhmä tavoitettu. Usein vielä tulee varmisteltua puhelimella, että kouluttajat ja koulutettavat ovat varmasti tulossa samaan auditorioon yhtä aikaa.
VastaaPoistaJoskus tuntuu siltä, että virtuaalimaailma on tuonut mahdollisuuden ”hiostaa” todella nopeisiin päätöksiin ja neuvotteluihin kaiken muun työn ohella. Asiakastyössä käytän sähköpostia aikataulujen sopimiseen yhteistyöverkostojen työntekijöiden sekä asiakkaiden kanssa. Usein paikallisella tasolla viestitetty verkostoaika on helpompi ottaa vastaan tutulta työntekijältä ja aikojen sovittelukin tuntuu luontevammalta tutun ihmisen sähköpostin välityksellä. Oma hierarkkinen ja jäykkä organisaatio ei tahdo löytää keinoja sopeutua uuteen ajatteluun ja suotua ajatukseen, että asiakkaiden kanssa voi myös keskustella ja kommunikoida sähköpostin välityksellä.
Kurjinta on se, mitä tulee vastaan sähköpostimaailmassa, kun yhden työntekijän yksittäinen kömmähdys nostetaan julkiseen keskusteluun tiukan sähköpostiohjeistuksen avulla. Sähköpostien välityksellä on hyvin helppo näpsäyttää julkisesti ja saada yhteisöön omia pieniä kuppikuntia, jotka tietävät, miten asiat tulee tehdä. Onkohan tämä todellisuutta vain naisvaltaisilla aloilla?
Työpaikallani on vuoden alussa tapahtunut iso organisaatiomuutos. Kunnallinen työnantaja on vaihtunut osakeyhtiöksi. Muutosten tulva on valtava. Sähköpostiin tulvii uutta tietoa päivittäin. Kukaan ei ehdi kaikkea tietoa sulattamaan. Itse olen pyrkinyt tallettamaan kaiken vähänkin tärkeämmän sähköpostin kansioihin. No, nyt posti on täynnä ja kansioita pitäisi tyhjentää. Vieläkään kaikkea tietoa ei mitenkään pysty käsittelemään.
VastaaPoistaSähköposti on oiva työkalu asioiden nopeaan hoitamiseen, mutta sillä voi olla myös päinvastainen merkitys. Tieto menettää merkityksensä kun sitä tulee liikaa samaan aikaan. Huomaan joissakin työyhteisöni jäsenissä sen, että he eivät edes yritä lukea uutta tietoa ja uusia ohjeita, vaan deletoivat postit niiden tultua. Tämä on valitettavaa.
Sähköpostiviestin laatijoiden pitäisikin pyrkiä kohdentamaan viesti vain sitä todella tarvitseville eikä lähettää varmuuden vuoksi vaikkapa koko henkilöstölle. Toinen hyvä keino viestin perille saattamiseksi olisi se, että kirjoittaa sähköpostiin vain todella keskeisen asian, ei jaarittele. Viestin kirjoittaminen liitetiedostoksi on myös hyvä keino saada teksti luettavammaksi. Siinä on tietysti se vaara, että liitteet tallennetaan myöhempää lukemista varten ja sähköposti tukkeutuu.
Käytän työssäni sähköpostia ja myös sosiaaliseen mediaan kuuluvaa ningiä kommunikoidessani henkilöstöni kanssa. Sähköpostia käytän päivittäin ja sen käytöstä/avaamisesta olemme yhdessä henkilöstöni kanssa sopineet tietyt toimintatavat. Esimerkiksi henkilökohtainen työsähköposti on avattava työyhteisössämme vähintään kaksi kertaa viikossa (välillä ma-pe). Yhdessä olemme myös sopineet, että viikonloppuisin ei tarvitse lukea työsähköpostia. Kiireellisissä asioissa otamme yhteyttä toisiimme kännyköillä.
VastaaPoistaMeillä on työyhteisössäni käytössä myös ning ja se on osoittautunut hyvin joustavaksi ja toimintatapojamme kehittäväksi työvälineeksi organisaatiossani. Ning on vähän kuin Facebook, mutta meidän tapauksessamme olemme rajanneet käyttäjäkunnan omaan organisaatioomme. Käytämme ningiä asioiden taustoittamiseen, informaattiokanavana ja mielipiteiden vaihdossa sekä uusien ideoiden testaukseen. Minä käytän ningiä esimerkiksi niin, että ennen kokouksia taustoitan esityslistan eri kohtia. Ennakolta lähetettävään esityslistaan olen merkinnyt ajankohdan, milloin laitan yhteiseen foorumiimme infoani asioista.
Organisaationi oli aluksi vähän epäilevä siitä, miten me kaikki opimme ja sitoudumme käyttämään tätä sosiaalisen median uutta viestintävälineitä. Nyt meillä melkein näyttää siltä, että nuoret jäävät jalkoihin aktiivisuudessa. Yllättäen henkilöt, joiden sähköpostiaktiivisuus oli aiemmin heikkoa kommentoivat päivittäin ningissä ja tekevät uusia ehdotuksia sähköisten viestintätapojen kehittämiseksi.
Virtuaalitapaaminen säästää rahaa ja luontoa
VastaaPoistaYrityksessä jossa työskentelen on toimipisteitä ympäri Suomen-niemen aina naapurimaatamme Viroa myöten. Toimitusjohtajallamme, joka pitää majaa Helsingin Pasilassa, on ollut tapana tehdä maakuntakierros eri toimipisteissä pari kertaa vuodessa. Maakuntakierroksella hän käy kertomassa koko firman kuulumisia ja toisaalta kuulemassa maakunnan tunnelmia. Näin tapahtui tänäkin keväänä – mutta tällä kertaa hän toteuttikin kierroksensa virtuaalisella läsnäololla.
Niinpä päivänä eräänä oman toimipisteemme väkeä, yhteensä noin 80 henkeä, kokoontui samaan neuvottelutilaan kuulemaan toimarimme sanaa. Neuvottelutilasta oli Internetin kautta meeting -yhteys Pasilaan toimitusjohtajan työpöydän ääreen. Kätevää. Uuden teknologian ansiosta kenenkään ei tarvinnut matkustaa, säästyi aikaa, rahaa ja luontoa. Toimarin ääni kuului hyvin ja nassukin näkyi mukavasti isolta screeniltä ja asiat tulivat läpikäydyiksi. Totuuden nimissä on kuitenkin myönnettävä, että tilaisuuden interaktiivisuus kärsi tästä etäisyydestä johtuen. Kysymyksiä, joille tilaisuuden loppuosassa oli varattu reilusti aikaa, ei juurikaan esitetty. Kun taas kerroilla, joilla toimitusjohtaja on ollut paikalla livenä, on keskustelu ollut hyvinkin vilkasta. Vai eikö meillä vaan ollut mitään kysyttävää..?.
Yrityksemme haluaa olla edelläkävijä ja myös toimitusjohtajamme haluaa näyttää esimerkkiä, miten virtuaaliset ratkaisut säästävät paitsi rahaa myös ympäristöä. Yrityksemme säästi viime vuonna yli 7000 edestakaista matkaa eri toimipisteiden välillä erilaisia virtuaalisia kanssakäymispalveluita hyödyntämällä. Euromääräisesti tämä säästö tarkoittaa yli kahta miljoonaa euroa. Mielenkiintoista olisi myös laskea kuinka paljon pienemmän hiilijalanjäljen yrityksemme henkilöstö on jättänyt näillä valinnoillaan.
Tehtävä 2
VastaaPoistaVirtuaalisesta työskentelystä on kovin vähän kokemusta. Nyt harjoittelen työssäni sopimaan perusterveydenhuollon toimijoiden kanssa yhteisten asiakas-/konsultaationeuvonpitojen aikataulujen sovittamisia kaikille osapuolille sopiviksi sähköpostien välityksellä. Vaatii huolellisuutta ja tarkkuutta, mutta ollaan kuitenkin tähän asti sovittuihin tapaamisiin tultu kaikki oikeaan aikaan ja vielä samaan paikkaan, alueena, kun on koko Satakunta, luo se jo omat haasteet pelkästään ajan hahmottamisen suhteen. Haaveilen saavani vielä oman kannettavan, jonka saisi aina varmasti mukaan neuvonpitoihin, jolloin dokumentoinnin voisi tehdä samanaikaisesti varsinkin virkamieskonsultaatioiden yhteydessä. Nyt kone on Porissa ja itse olen pääsääntöisesti autossa menossa akselilla Rauma – Huittinen – Pori-Kankaanpää – Kiikoinen akselilla. Puhelin on tärkeä osa työskentelyä, mutta autossa niin hankala, kun pitäisi sovitella aikatauluja, mutta toimii konsultaatio ja ohjaus tarkoituksissa vallan mainiosti autoillessa.
Poika oli kuusivuotta sitten Jenkeissä ja silloin tuli pidettyä päivittäin yhteyttä sähköpostin välityksellä häneen. Katsoimme jopa hänen pelejään netin välityksellä yöaikaan. Nykyisin lapsiin tulee pidettyä yhteyttä selvästi enemmän soittamalla ja tekstareilla, ovat nykyään täällä Suomessa toinen tosin Oulu – Rovaniemi akselilla. Matkoilta tulee yhteyttä pidettyä lähinnä sähköpostin välityksellä heihin.
Nämä hajautetun organisaation tehtävät ovat olleet hyviä kokemuksia siitä, miten voidaan työskennellä ilman parempaa toisen tuntemista yhteisen päämäärän saavuttamiseksi. Tämä viimeinen tehtävä on ollut haastavin kaikkien kiireiden keskellä. Onneksi ovat langattomat yhteydet ja melko taajassa mastot ja niissä antennit. Viime vuonna ei vielä yhteydet toimineet näin loistavasti akselilla Eura – Kolari, Ylläsjärvi ja tämä mahdollisti myös oman osallistumiseni työskentelyyn, jopa automatkoilla – aika hienoa, tosin kuski vieressä valitti, ettei kommunikointini verbaalisesti pysynyt oikein ajantasaisena. Tämäkin tuli tehtyä viimeisen sadan kilometrin aikana ja edellisten satojen aikana ryhmätehtävää.
Kaija
Vammaispalvelujen käsikirja Sosiaaliporttiin ja käyttäjiltä kysytään tarpeita
VastaaPoistaLuin tänään verkosta, Sosiaaliportin etusivulta, että Vammaispalvelujen käsikirjan rakentamisprojekti on pyörähtänyt käyntiin. Sähköinen käsikirja avataan Sosiaaliporttiin ensi vuoden alussa. Tieto on julkaistu 15.4.2010.
Hienoa, että käsikirja halutaan rakentaa vuorovaikutteisesti ja siten, että tulevilla käyttäjillä ja kaikilla, jotka haluavat on mahdollisuus vaikuttaa sen sisältöön. Onneksi ollaan nimenomaan kiinnostuneita millaista tietoa vammaispalveluista kentällä tarvitaan. Mitä haluat tietää vammaispalveluista? Millaista ohjeistusta tarvitaan asiakastyössä? Millaisin välinein voimme parhaiten tukea alan työntekijöitä ja päättäjiä? Nyt on mahdollista vaikuttaa käsikirjan sisältöön! Kerro toiveesi ja osallistu keskusteluun. Uusi käsikirja vammaisalan ammattilaisille julkaistaan vuoden 2011 alussa. Sähköinen työväline tukee ja helpottaa asiakastyötä.
Olen vuosien 2007-2009 ajan työskennellyt vammaispalvelun kehittämishankkeessa Satakunnassa. Koko hankeajan puhuimme erilaisissa alan toimijoiden yhteisissä foorumeissa vammaispalvelujen käsikirjan puolesta ja sen tarpeellisuudesta saada verkkoon. Vihdoinkin tämä toteutuu.
Ajankohtaiseksi asian tekee 1.9.2009 voimaan astunut vammaispalvelulain muutos. Lain tulkintaan kentällä kaivataan tukea, ohjeita ja periaatteita miten saada aikaan mahdollisimman yhtenäiset toimintatavat vammaispalvelun päätöksentekoon.
Mielestäni nyt hyödynnetään parhaalla mahdollisella tavalla tämä virtuaalinen mahdollisuus vaikuttaa verkkokäsikirjan valmisteluvaiheessa sen sisältöön. Vaikuttaminen on helppoa, maksutonta ja nopeaa tällä välineellä. Aion käyttää mahdollisuuden hyväkseni ja laittaa tarpeita ja odotuksia käsikirjan sisällöstä.
Yksi kuva kertoo enemmän kuin tuhat sanaa
VastaaPoistaOlen työskennellyt yli kymmenen vuotta atk-hommissa, enkä ole voinut välttyä lukuisilta tukipyynnöiltä. Alkuaikoina vikatilanteiden selvittely ja ohjeistusten laatiminen oli monin verroin hankalampaa kuin nykyään. Sähköpostin käytön yleistyminen ja työpöydän yhteiskäyttö vuosituhannen vaihteessa muuttivat kommunikaation esim. Helsingin ja Hampurin toimiston ja minun välillä. Aiemmin erilaisia käyttöohjeita faxailtiin ja opastettiin puhelimessa, miten tulisi toimia. Nyt näillä virtuaalisilla välineillä voi näppärästi näyttää ruudulla ”livenä”, mitä missäkin ohjelmassa tulee tehdä ja mistä toimintoja löytyy. Eritoten matkustaminen toimipaikkojen välillä on vähentynyt merkittävästi ja siitä säästynyttä aikaa voi käyttää paremmin muiden asioiden hoitamiseen.
Videoneuvotteluista:
Skype –videoneuvotteluja tullut pidettyä muutaman kerran. Siihenkin on lisäksi haettu ns. työpöydänjako –extra sovellus, jolloin ohjelmistotoimittajamme on voinut etäältä käsin esitellä sovelluksia. Myös ohjelmiston määrittelytyötä on ollut mahdollisuus tehdä edellä mainitulla yhteystavalla. Pariin otteeseen yhteydet eivät ole pelanneet suunnitellulla tavalla ja palaverit ovat hieman menettänyt tehokkuuttaan. Tietenkin tueksi tarvitaan myös kasvokkaisia tapaamisia, mutta juoksevat asiat ja pienehköt määrittelypalaverit on hyvin kustannustehokasta järjestää videoneuvottelumenetelmällä. Oiskellessani tietojenkäsittelyn tradenomiksi vuosina 1998 – 2001 ei näin hienoja systeemejä ollut olemassakaan, mitä nykyisin käytämme tämän koulutusohjelman puitteissa.
Virtuaalityöskentelyä on tultu entisessä työpaikassa käytettyä paljonkin, ja pääsääntöisesti se säästi aikaa ja helpotti asiointia, kun ei tarvinnut reissata kaupunkien väliä ja hoitaa asioita vain sähköpostilla. Koen siis virtuaaliset työkalut muuksi kuin sähköpostin. Toki, haasteitakin löytyi, ja monesti sieltä tekniseltä puolelta. Oli melko turhauttavaa, kun Porissa istui 10 henkeä neukkarissa odottamassa, Tampereella 5 ja Salossa muutama lisää, ja Sametime ei vain suostunut toimimaan ja puheyhteyttä ei saatu. Mutta siitä huolimatta kerran viikossa yhdessä järjestetty virtuaalipalaveri oli äärimmäisen tärkeä koko tiimille. Kaikki kuulivat saman informaation kolmella paikkakunnalla.
VastaaPoistaSamoin pienemmällä porukalla (matriisiorganisaation linjatiimi) järjestetyt videoneuvottelut olivat rehellisesti hyvä juttu. Videoyhteyden kanssa pystyy kuitenkin näkemään ja tulkitsemaan tiimikavereiden ilmeet ja eleet eri tavalla kuin vain puhelimessa. Toimimme kaikki siis eri paikkakunnilla, joten tärkeää vertaistukea saatiin näissä videoneuvotteluissa.
Nyt opiskelussa esim. Skypen käyttö helpotti kommunikointia chattiin verrattuna. Skypessä koko porukka pääsi paremmin mukaan kuin chatissa, jossa osa ryhmästä koki etenemisen liian nopeaksi.
Työ- ja opiskelujuttujen lisäksi virtuaalisuus on tuttua myös muuta kautta, ja se jaksaa ilostuttaa, kummastuttaa ja hämmästyttää kaikista eniten. Nettipalsta, jossa toisilleen tuntemattomat ihmiset jakavat ruusunpunaisia hääsuunnitelmia, kannustavat, auttavat, ideoivat, purkavat sydäntään – ja valitettavasti välillä myös menevät väärille raiteille. Olenpa joutunut avustajan tehtävässäni myös ratkomaan tilannetta, jossa tulistunut appiukko uhkasi haastaa miniänsä kunnianloukkauksesta nettipalstan kirjoitusten vuoksi…
Virtuaalityöskenetely on ollut itselleni uutta asiaa. Työni on asiakastyötä ja ainakaan vielä ihmisten hoitaminen ei onnistu virtuaalisesti. Työhöni sisältyy asiakkaitten haastattelua, joka on mielestäni helpompi tehdä kasvokkain. Yksi kokemus on videoneuvottelulaitteiden välityksellä tehtävästä haastattelusta, joka ei vaan mielestäni toiminut. Ehkä laitteetkin ovat sieltä huonommasta päästä, mutta viive puheessa, teki haastattelun mielestäni hankalaksi.Vastapuolella oli kamerakin suunnattuna suoraan asiakkaan naamaan, niin ei pystynyt "lukemaan" asennoista yms. mitään. Eli oma kantani on vielä, että kasvokkain tapaaminen olisi haastattelu tilanteissa parempi.
VastaaPoistaVideoneuvottelulaitteita on käytetty myös koulutuksissa. Olen osallistunut koko päivän kestävälle luennolle, joka on kyllä melkoisen puuduttavaa istumista. Keskittyminen alkaa herpaantua viimeistään iltapäivällä. Toisaalta asiassa on hyvät puolensakin, aina ei tarvitse matkustaa Helsinkiin asti, eli säästyy aikaa ja resursseja.
Päivittäisessä käytössä työpaikall on sähköposti. Sen välityksellä tiedotetaan asioista, kysytään yms. Sen käyttöön on jo oppinut ja sen mukanaan tuomiin mahdollisuuksiin. Tiedot saa annettua samanaikaisesti koko henkilökunnalle.
Opiskelun aikana on tullut tutuksi uusia työkaluja, kuten tälläkin opintojaksolla käytössä olleet Googledocs sekä blogi. En ole seurannut aiemmin blogeja, vaikkakin niistä aina puhetta kuuleekin, mutta ne eivät vaan ole olleet "minun juttujani". Koen hankalaksi käytön opettelun, vaikkakin kun sen opettelisi säästyisi aikaa muihin tehtäviin. Hyvä, kun nyt on näihin voinut tutustua tällä opintojaksolla. Se, mikä on huonoa, on se, kun eri sähköposteja on liikaa (kouluun ja työhön) ja oppimisympäristöjä ja opintojaksoja, joiden tehtävänantoja ja ohjeita pitää seurata, niin menee pää pyörälle ja ei vaan yksinkertaisesti huomaa kaikkia! Liika on liikaa, mutta hengissä on tästäkin selvitty.
Olen sekä työssäni, opinnoissani että vapaa-aikanani käyttänyt runsaasti erilaisia virtuaalisia välineitä: verkko-oppimisalustoja, virtuaalisia työtiloja, yhteisöpalveluja, nettipuheluja, pikaviestimiä jne.
VastaaPoistaMielenkiintoisimpia ja opettavaisimpia kokemuksia ovat olleet kuitenkin viimeiset puolitoista vuotta, kun olen ollut mukana perustamassa ja käynnistämässä hajautetusti toimivaa it-palveluorganisaatiota, jonka palvelu ulottuu n. 200 paikkakunnalle Suomessa, jossa työskentelee 160 it-asiantuntijaa, jotka ovat hajautuneena n. 22 paikkakunnalle.
Jokaisella henkilöllä organisaatiossa on uusi esimies, tiimit ja ryhmät muodostuvat yli maantieteellisten rajojen ja koko toimintamalli on täysin uusi ja vielä keskeneräinenkin. Asiakkaita on 11 000 ja heidän palvelunsa tulee toimia koko ajan, joka päivä, vaikka yksikön sisällä tehtäisiin mitä tahansa muutoksia.
Viime vuonna toimin organisaatiossa esimiehenä. Samaan aikaan opiskelin SAMK:ssa johtamista ja esimiestyötä. Yhdistelmä oli mahtava, ja opin yhdessä vuodessa aivan valtavasti.
Tänä vuonna olen toiminut yksikön asiakaspalveluprosessissa sellaisissa tehtävissä, jossa vastuullani on koko yksikön henkilöstölle viestiminen ja uuden toimintamallin mukaisen toiminnan vahvistaminen, sekä samalla asiakastarpeisiin vastaaminen.
Työkenttää on aivan valtavasti, ja on hyvin vaikeaa eritellä jotain yksittäistä tapausta tai asiaa, jonka haluaisin nostaa tässä esille. Tuntuu, että työpäivät ovat täynnä väärinymmärryksiä, haasteita, ja välillä onneksi niitä onnistumisiakin. Olen tällä hetkellä niin sisällä tässä kaikessa, että vasta myöhemmin - kenties opinnäytetyöni kautta - pystyn arvioimaan ensinnäkin mitä mieltä olen tästä kaikesta, ja toiseksi mitä olen oppinut ja havainnut.
Sen jo silti tiedän, että aivan valtavan mielenkiintoista tämä kaikki ainakin on! :)