Ensimmäisellä luennolla sähköpostiviestintä jäi vähäiselle huomiolle, joten jatkamme keskustelua täällä blogissa. Kerro siis, mitä ajatuksia sähköposti sinussa herättää.
Voit kirjoittaa kokonaan uuden tekstin tai voit tyytyä kommentoimaan toisten tekstejä ja mielipiteitä. Suosittelen, että rajaat mielipiteesi johonkin pieneen osa-alueeseen sähköpostiviestinnästä etkä tyhjennä pajatsoa kerralla. Moodlessa on blogikirjoittamisen ohjeet, joihin kannattaa tutustua.
Jos löydät jonkin hyvän aiheeseen liittyvän verkkoartikkelin, lähetä linkki minulle, niin linkitän sen blogiimme. Jos taas et löydä mitään sanomista tästä aiheesta tai et ehdi mukaan ajoissa, voit osallistua blogikirjoittamiseen kirjoittaa myöhempien luentojen pohjalta. Silti odotan mielenkiintoisia keskusteluja sähköpostista viestinnän välineenä.
Tilaa:
Lähetä kommentteja (Atom)
Osallistumisen oleellinen edellytys on tieto ja sen ymmärrettävyys. Verkkomateriaalin selkeyteen ja vuorovaikutteisuuteen on kuitenkin syytä etsiä parannuksia. Terv. Sirpa
VastaaPoistaHei Sirpa
VastaaPoistaJos tarkoitat sitä, että luentoaineistossa ei ollut riittävästi tietoa sähköpostista, niin nyt on tarkoitus keskustella ja kirjoittaa omien kokemusten pohjalta. Jos haluaa, voi etsiä lisämateriaalia verkosta. Tiedän, että esim. sähköpostista ja sen käytöstä löytyy aineistoa runsaasti.
Jos sen sijaan tarkoitat sitä, että tarvitsisit enemmän tietoa blogikirjoittamisesta, niin Moodleen on tulossa aivan oikea tehtävänanto näitä blogikirjoituksia varten. Siihen voin lisätä tai linkittää tietoa blogikirjoittamisesta yleisesti ja erityisesti tässä opetusblogissa.
Heli
Iso haaste sähköpostin käytössä työelämässä on mielestäni odotettava vasteaika - kuinka nopeasti pitää vastata viestiin? Viestejä tulee varmasti kaikille todella paljon, ja joskus jotain voi jäädä jopa huomiotta, mutta kohtuuttomuuksiakin välillä kohtaa. Muistan itse erään kerran, kun sain viestin opiskelijalta tyyliin "Olen vähän miettinyt jos joskus ehkä mahdollisesti lähtisin ulkomaille. Jos siihen jossain vaiheessa päädyn, niin mitä pitäisi sitten tehdä...?" Päivä taisi olla keskiviikko kun viesti oli tullut, ja palasin reissusta toimistolle torstaina. Perjantaina tyhjensin postien sumaa, ja päätin jättää tähän viestiin vastaamisen maanantaille. No, maanantaina postissani odotti toinenkin viesti asiaan liittyen. Se oli kollegaltani, joka välitti minulle samaisen opiskelijan viestin: "Voisitko sinä Jukka auttaa tässä asiassa. Lähetin kyllä Marikallekin viestin, mutta koska hän ei KOSKAAN minulle vastannut, niin...."
VastaaPoistaJos kyseessä on akuutti asia, sähköposti on silloin huono viestintäväline. Saattaahan käydä niinkin, että sähköposti ei jostain syystä tavoitakaan vastaanottajaa tai sitten "hukkuu" muun postin joukkoon. Eli puhelin käteen ja soitto. Puhelun jälkeen on hyvä lähettää varmistuksena sähköpostia, eli mitä on sovittu, jatkotoimenpiteet jne.
VastaaPoistaHei! Korjaus vastaukseeni. Heli, sinun verkkomateriaalisi oli oikein selkeää ja sisälsi kaiken oleellisen. Tarkoitin verkkomateriaalin selkeydellä ja vuorovaikutteisuudella sitä, että yleensäkin sähköpostiviesteissä tulisi toteutua vastaanottajan tavoitettavuus, jotta vastaanottaja reagoisi viestiin aidosti ja vastaanottavasti.Sähköpostiviestin sisältö merkitsee paljon. Olen myös huomannut, että ajoittain voi myös muistuttaa vastaanottajaa, mikäli hän ei ole reagoinut saamaansa viestiin. Itsekin olen sitä mieltä, että nopeat vastaukset kannattaa pyytää puhelimitse. Sähköpostin käyttö on itselleni tuttua, mutta työkavereistani löytyy myös niitä, joille se ei ole yhtä tuttua. Työyhteisön kannattaa sopia keskenään pelisäännöt sähköpostin käytölle. Omassa organisaatiossani sähköpostiin saa asetettua viestin esim. loman ajaksi, ettei ole tavoitettavissa. Kaiken kaikkiaan sähköposti on hyvä keksintö kunhan pelisäännöt ovat selvillä.
VastaaPoista"Ärsyttävimpiä" sähköpostiviestejä ovat ns. ketjukirjeet, joita ihmiset lähettelevät toisilleen "forwardina". Usein ko. viestit alkavat jonkinlaisella (turhalla) kommentilla "Vaikket koskaan lukisi tällaisia viestejä, tämä kannattaa katsoa loppuun asti". Onneksi tällaiset viestit ovat nykyään jo vähentyneet, sillä moni on huomannut niiden "ärsyttävyyden". Olenkin miettinyt ko. viestien lähettäjän lisäämistä "ei hyväksyttyjen" lähettäjien listalle.
VastaaPoistaJaksaako joku oikeasti vielä lukea tällaisia viestejä?
Olen samaa mieltä Caritan kanssa ketjukirjeiden ärsyttävyydestä, ja vielä - itse tarina voi olla tosi kaunis, mutta fiilis menee koko juttuun kun lopussa käsketään lähettämään viesti eteenpäin.
VastaaPoistaSähköpostin käyttötavoista vielä, jos asia on kovin monitahoinen ja vaatii neuvottelua en mielelläni käsittele sitä sähköpostina, vaan puhun mieluummin. "Simppelit" asiat on helppo sopia s-postitse, toisinaan käy myös niin, että asian käsittely alkaa sähköisesti ja sitä jatketaan muilla tavoin tai päinvastoin.
Hei ja iltaa!
VastaaPoistaJoskus sähköposti syö ”miestä”, eim. odotan pikaista kannanottoa (2 vuorokauden kuluttua) metritolkun mittaiseen ministeriön lausumaan esimerkiksi perhepolitiikan suuntaviivoista. Huh huh ja sitten pitäisi tehdä ihan sitä oikeeta leipätyötä. Jäipä kommentoimatta, ei ehtinyt koko lausuntoa lukaseen saati lukea. En tiedä, mitä lähettäjä ajatteli minun tekevän työpäivän aikana, mutta tämän kaltaiset toiveet saavat joskus hymyn huulille ja toisina päivinä jää miettimään, että mitähän siellä lähettäjän päässä liikkuu.. että tämmöistä ajatusta nyt tulee mieleen sähköposteilusta.
Kaija
Hei !
VastaaPoistaHienoja kommentteja nuo edelliset ja tuttua asiaa jokaisessa. Yritän ottaa tähän uuden näkökulman omista kokemuksistani. Viimeisessä työpaikassani logistiikkapäällikkönä vastuullani olivat kuljetusten taloudellinen ja operatiivinen toteutus ja seuranta. Kuljetukset vaihtelivat laidasta laitaan sekä kokonsa että kuljetusmuotonsa suhteen. Oli lento-, laiva-, rekka-, juna- sekä valtavia erikoiskuljetuksia. Kilpailutin lähes kaikki kuljetukset erikseen. Tuossa työssä sähköposti oli oiva väline, siitä jäi aina tiedot paperille. Sain suhteellisen nopeasti, useimmiten samantien, kilpailuhan on kovaa, kuljetuspalveluita tarjoavilta liikkeiltä tarjouksen. Minun oli helppo tehdä sähköposteilla tulleista tarjouksista hinta- ym. vertailut. Myöhemmin kuljetusta tilatessani tuli monta kertaa esiin sellainen seikka, että kuljetusliike ei 'muistanut', että oli luvannut kuljetuksen 'niin halvalla'. Oli hyvä kun oli olemassa sähköpostiviesti, josta asian sai helposti tarkistettua.
Tuossa työssäni lähes kaikki asiat hoidettiin sähköpostitse monien syiden takia, yksi oli juuri tuo että siitä jää todistusaineistoa. Toinen oli nopea saavutettavuus puolin ja toisin. Monta kertaa sain nopeammin vastauksen sähköpostitse kuin soittamalla. Sähköpostia kirjoittaessa on 'enemmän harkinta-aikaa' kuin nopeasti puhelimessa vastauksen antamiseen.
Marja-Leena
Sähköposti on hyvä väline, jos asia ei ole kiireellinen, kuten Mirjami jo kirjoittikin. Mikäli asia voi odottaa, etkä jaksa odotella puhelimenjonoissa se on erittäin kätevä, esimerkiksi matkaa varatessa. Varasin juuri työporukalle kevätristeilyn, eikä tarvinnut tehdä muuta, kun kirjoittaa sähköpostiin: päivä, kuinka monta hyttiä tarvitaan, varataanko buffet ja sain alustavan varauksen sähköpostiini kahden tunnin sisällä. Minulta ei aikaa vienyt, kun muutaman minuutin sähköpostin kirjoittamiseen. Mikäli olisin soittanut matkatoimistoon olisin luultavasti odottanut jonossa, sekä asian selvittäminen matkatoimistovirkailijalle olisi sekin kestänyt oman aikansa.
VastaaPoistaSähköpostin käyttöä voidaan tehostaa ja vastaamiseen liittyviä viiveitä vähentää tarjoamalla työntekijöille mahdollisuutta käyttää sähköpostia myös kännykän kautta. Nykyiset sähköpostiohjelmistot toimivat erittäin luotettavasti ja helpostikin uusissa älykännyköissä. Sähköposteihin voi näin ollen reagoida esimerkiksi työmatkalla tai ylipäätänsä missä tahansa - olematta sidottuna tietokoneen viereen. Ja vaikka jättäisikin viestiin vastaamisen myöhempään ajankohtaan, niin vastausta voi kuitenkin "työstää" mielessään valmiiksi, koska tietoisuus saapuneesta sähköpostista ja sen sisällöstä on jo mielessä. Mielestäni sähköpostiin vastaaminen mahdollisimman ripeästi on jokaisen käyttäjän velvollisuus. Ja jos totta puhutaan, niin antaahan se lähettäjällekin paremman / tehokkaamman kuvan vastaanottajasta, mikäli vastauksen kuuluminen ei kestä päivä tolkulla.
VastaaPoistaHyviä pointteja ovat kaikki löytäneet sähköpostista ja sen käytöstä. Marja-Leena mainitsi kommentissaan sanan todistusaineisto. Tämä on mielestäni sähköpostin käytössä hienoin asia. Käsitellään sitten mitä tahansa asiaa, niin siitä jää dokumentti.
VastaaPoistaItse tallennan kaikki asialliset sähköpostiviestit ja -kirjeenvaihdot, jotka liittyvät työhöni. Kiertokirjeet, roskapostit, mainokset ym. joutavat tietysti roskakoriin, mutta kaikki muu jää talteen. Olen useaan kertaan saanut selvitettyä kinkkisiä asioita vanhojen sähköpostiviestien avulla. Esim. pitkissä projekteissa saattaa tulla esille joitakin epäselvyyksiä ja saatetaan väittää, että sinä sanoit silloin niin ja näin. Ei tarvitse muuta kuin kaivaa vanha viesti esille ja viitata siihen ja näyttää, että näinhän se muuten olikin.
Teknisessä mielessä tämä kaikkien viestien tallentaminen on haaste IT-ylläpidolle. Levytilaa tarvitaan, mutta onneksi nykyään vähänkään nykyaikaisessa ympäristössä levytilan puute ei ole ongelma ja jos on, niin sen hankkiminen ei vaadi valtavan suuria investointeja.
Tuli vielä yksi asia mieleen sähköpostiviestinnästä. Itse toimin työssä, jossa tiedon liikkuminen on tärkeää. IT-osastollamme on tasan kaksi henkilöä - minä ja kollegani. Tästä syystä yritämme aina saada sähköpostiviestit kulkemaan niin, että viestistä lähtee kopio toiselle jos on tarvis. Keskenämme olemme saaneet tämän asian toimiaan, mutta miksi n. 97% sähköpostin käyttäjistä ei osaa käyttää Vastaa kaikille/Reply All -toimintoa? Tämä on todella häiritsevä seikka ja olen huomannut, että siitä voi olla surullisia seurauksia. Jos vastaaja ei lähetä vastausviestiä kaikille, niin voi tulla tilanteita (esim. pitkät poissaolot), jossa vastaus jää vain yhden henkilön postilaatikkoon, vaikka tieodon tulisi tulla kaikkien tietoon.
VastaaPoistaTuosta Teron kommentista tuli mieleen, että meillä töissä sähköpostia muutettiin hieman. Käytämme edelleen Lotus Notesia, mutta sen asetuksen hieman muuttuivat. Esimerkiksi jos haluaa lähettää edelleen sähköpostin liitteineen, pitää valikosta valita muistaakseni toinen tai kolmas vaihtoehto "forward with attachments" ei siis riitä ensimmäinen vaihtoehto, jota kone tarjoaa. Tämä aiheuttaa edelleen tilanteita, joissa lähetetään sähköposteja ilman tarkoitettuja liitteitä. Sitten kiireellisissä asioissa aiheutetaan viivästyksiä tai kiusallisia tilanteita, kun lähettäjä ei olekaan niin englannin taitoinen kuin kuvitteli tai sitten vain epähuomiossa valinnut väärän vaihtoehdon ja liitetiedosto jää puuttumaan. Ennen ei ollut valittavana tätä vaihtoehtoa, vaan liite tuli automaattisesti, jos ei sitä itse deletoinut.
VastaaPoistaSähköpostien lukeminen kännykällä on kyllä hyvin kätevää, kuten Samikin kommentissaan toteaa. Tosin itselleni meinasi käydä kerran vähän hassusti tämän suhteen. Olin junassa matkalla Helsingistä Tamperelle ja pyrin luonnollisti hyödyntämään matka-ajan lukemalla ja vastailemalla posteihin kännykällä. Olin kuitenkin niin uppoutunut posteihin ja niiden sisältöihin, että vaikka sivukorvalla kuulin kuulutettavan junan saapuvan Tampereelle, en kuitenkaan täysin sisäistänyt asiaa. Juna oli ollut pysähtyneenä jo hetken aikaa, kun jostain syystä vilkaisin pihalle ja näin Tampereen aseman tutun tiiliseinän ja tajusin, että olimmekin jo perillä. No minä pikaisesti keräilin kimpsuni ja kampsuni ja ehdin kuin ehdinkin junasta pihalle, ennen kuin se jatkoi matkaansa kohti Seinäjokea...
VastaaPoistaPalaan vielä tuohon alkuperäiseen aiheeseen eli vasteaikaan. Nopealla vastaamisella tavallaan totuttaa viestin lähettäneet odottamaan aina samanlaista reagointia. Jos se ei mahdollista, saa patisteluviestejä. Eli omalla viestintäkäyttäytymisellämme tavallaan luomme toimintakulttuuria sekä omaan sähköpostiviestintäämme että myös koko työpaikan sähköpostiviestintään. Jos yksi opettaja tai asiakaspalvelija vastaa nopeasti, vähän hitaamin reagoiva herättää kielteistä huomiota. Johtuisiko lähes kaikille työpaikoille levinnyt kiireen tuntu osin tuosta ilmiöstä?
VastaaPoistaSähköpostin lukeminen kännykän kautta on sekä hyvä että huono asia. Se, että sähköposti on koko ajan käsillä ja käytettävissä, tekee ainakin minusta vähän "rauhattoman". Jatkuvasti pitää viikonloppuisin ja iltaisinkin katsoa, onko tullut viestejä. Se on pidemmän päälle stressaavaa. Jopa kesälomalla työkännykkä on koko ajan auki ja sähköpostia tulee katsottua ainakin päivittäin. Näin sitä tuntee olevansa koko ajan tavoitettavissa. Tekeekö se ihmisestä myöskin piirun verran "tärkeämmän" kun on koko ajan tavoitettavissa? Tämä ei liene tarkoitus.
VastaaPoistaSähköpostiviestien selaaminen ja lukeminen kännykän avulla on kätevää, jos vain tilanne ja paikka ovat oikeita. Minua ainakin harmittaa välillä suunnattomasti olla kokouksissa, kun muut osanottajat ovat läsnä vain puolittain. Se toinen "puoli" lukee niitä sähköpostiviestejä!
VastaaPoistaEhkä tämä ärsyttää vain minua!