Mietitkö aina mitä kirjoitat sähköpostiin - erityisesti työympäristössä - ja erityisesti esimiesasemassa? Onko asiasi sellainen, että seisot sen takana, ja voit tarvittessa ilmaista sen myös henkilökohtaisesti ja ääneen?
Tätä kannattaa miettiä, sillä et ikinä tiedä missä kirjoittamasi viestit kulkevat. Voit kuvitella, että kirjoitit viestisi vain lähimmälle työkaverillesi tai esimiehellesi, mutta et voi tietää jos viestisi lähtikin kulkemaan eteenpäin. Tai jos kirjoitit viestin, joka on tarkoitettu vain yhdelle alaisellesi, ei muille? Voitko luottaa siihen, että se ei lähde muille?
Fakta on se, että viestisi voi yhden napin painalluksella lähteä eteenpäin, ja harmittomaksi tarkoittamasi heitto tai mauton vitsi voi päätyä mihin vain.
Saamassasi viestissä voi olla myös piilovastaanottajia. Toki he eivät enää näe mitä vastaat viestiin, mutta he ovat nähneet alkuperäisen viestin ja voivat seurata miten reagoit tilanteeseen. Ja vielä pidemmälle vietynä, voitko olla varma että viestin on lähettänyt juuri se henkilö, jonka nimi on lähettäjän kohdalla?
Huolettaako?
Tilaa:
Lähetä kommentteja (Atom)
Kyllä tuo hieman huolettaa. Olen sähköpostin käytössä melko varovainen ja pyrin käyttämään sitä huolella, haluasin myös luottaa siihen, että muutkin harkitsevat minkä viestin voi välittää eteenpäin ja mikä on tarkoitettu henkilökohtaisesti vain ko. henkilölle. Luottamuksen arvoisena oleminen ja vastuullisuus ovat sähköpostin käyttäjälle arvokkaita ominaisuuksia. Juuri taannoin kollegani kertoi laittaneensa nopeasti ajatukisiaan erään hankkeen aloituksesta toiselle henkilölle, saaja olikin välittänyt viestiä eteenpäin. Alkuperäinen lähettäjä oli siitä pahoillaan - sillä hän olisi muotoillut tekstin toisin ja huolellisemmin, jos olisi tarkoittanut sen laajempaan jakeluun.
VastaaPoistaMielenkiintoinen ja ajautuksia herättävä kirjoitus. Se esimiesviestintä jota laitan eteenpäin on mielestäni aina sellaista jonka takana seison. Mutta mites ne ns. epäviralliset viestit? Voiko esimies edes kirjoittaa sellaiseksi tulkittavia viestejä? Jaa-a, laittaapa mietityttämään. Sama pätee tuohon luottamukseen. Ehkä sitä pitää itsekin tarkemmin miettiä sitä mistä haluaa jättää mustaa valkoiselle.
VastaaPoistaHerättelevä kirjoitus, Marika! Saattaapa hyvinkin olla, että omat viestini kiertävät jossain, missä ei pitäisi.
VastaaPoistaToisaalta lähetän itsekin viestejä ja viestin pätkiä eteenpäin - viimeksi tänään, kun en osannut vastata opiskelijan esittämään kysymykseen. Joskus laitan vastaanottajaksi opiskelijankin, mutta yhtä usein unohdan sen. Hmm.
Kyllä tuo on aivan totta, mitä Marika kirjoittaa. Sitä vaan ei aina tule ajatelleeksi kun sähköpostia kirjoittaa, että jääkö se ainoastaan henkilölle, jolle se on tarkoitettu.
VastaaPoistaJoskus vastaanottaja voi hyvää tarkoittaen laittaa viestin eteenpäin, eikä välttämättä tiedä mitä seurauksia siitä voi tulla. Jos esimerkiksi firmassa päätetään ulkoistaa joitain toimintoja ja ollaan vasta suunnitteluvaiheessa ja asia pitäisi olla vain tietyn ryhmän tiedossa, mutta se jostain syystä, esimerkiksi vahingossa sähköpostitse, leviää henkilökunnan tietoon niin siitä saattaa syntyä pieni katastrofi työpaikalla. Todellakin varovainen saa olla, eikä kaikki keskustelu sovikaan sähköpostitse käytäväksi.
Sähköpostin voi tahtomattaan nähdä myös käväistessään työtoverin huoneessa juuri kun asianomainen on sitä lukemassa. Vaikka ei olisi tarkoituskaan lukea toisen postia, niin joskus voi vahingossa nähdä jotain paljastavaa, joskus riittää muutaman ns. avainsanan näkeminen. Vaikkapa, että YT-neuvottelut alkavat ensi viikolla.
Marja-Leena
Hyvä kirjoitus Marika. Lisäisin tähän vielä sen,että kun käyttäjä lähettää sähköpostin matkaan, niin on hyvä muistaa sekin, että se säilyy tietoverkossa ties kuinka pitkään. Sähköposti tallentuu useissa eri paikoissa varmuuskopioille ja näin ollen pysyy olemassa vuosien - jopa kymmenien vuosien ajan. Eli se mitä sanot sähköpostissa tänään, sano se niin, että pystyt seisomaan sanojesi takana vielä vuosienkin päästä. Ei ole lainkaan harvinaista, että vanhoja sähköposteja palautellaan varmistusnauhoilta vuosien takaa esimerkiksi vakuutustapausten yhteydessä.
VastaaPoistaYksi käytännön kielteinen kokemus sähköpostini oudosta matkasta tuli mieleeni vasta nyt.
VastaaPoistaOlen useana vuotena vastaillut sähköpostitse Yrittäjyyden ja liiketoimintaosaamisen koulutusohjelmasta kiinnostuneiden kysymyksiin. Pari vuotta sitten eräs hakijaksi ilmoittautunut kyseli kiperiä siitä, millä tavoin yrittäjyys näkyy meidän koulutuksessamme.
Annoin faktat ja totesin, että kovin näkyvästi yrittäjyys ei ole esillä. Yksi syy on se, että emme itse voi vaikuttaa koulutusohjelman nimeen, vaan se on valtakunnallisesti käytössä oleva nimi. Tätä en kuitenkaan maininnut.
Vaihdoimme muutaman meilin, ja parin tunnin kuluttua viimeisimmästä meilistä tuli kehotus käydä lukemassa kyselijän blogimerkintä ja linkki blogiin.
Blogitekstissä selostettiin sitä, miten "hakija" oli laittanut minut tiukoille ja siteerattiin sähköpostejani.
Tämä sai minut näkemään punaista. Vetosin kirjesalaisuuteen, jota nähdäkseni voisi soveltaa tähän tapaukseen ja vaadin "hakijaa" poistamaan kirjoituksen. Näin hän tekikin.
Silti sanoisin, että yleensä luotan tuttuihin opiskelijoihin ja muihinkin henkilöihin siinä, että sähköpostiviestejäni ei käytetä väärin.
Mielenkiintoisia ja herättäviä kirjoituksia! Oma työroolini on sellainen, että puolet työajasta toimin työntekijänä ja puolet työajasta esimiestehtävissä. Tämä asettaa haasteensa myös sähköpostiviestintään.
VastaaPoistaVoin olla melko varma sähköpostin lähettäjistä,sillä puolustusvoimien työntekijänä turvallisuusasiat on huomioitu hyvin. Jotta pääsen lähettämään sähköpostia, minun tulee ensin kirjautua koneelleni omalla toimikortillani ja tämän jälkeen kysytään vielä kolme eri tunnusta ja salasanaa. Tämä koskee siis työpaikalta lähetettyä sähköpostia.
Vuosia kestäneen työurani aikana olen tottunut siihen, että "sähköpostiviestisalaisuudet" eivät pidä. Viestejä lähetellään helposti eteenpäin. En tiedä, onko tämä asia vaikuttanut siihen, että sähköpostiviestit ovat nykyään melko virallisia ja täysin asiapitoisia. Toisena syynä lienee se, että työnantaja on kertonut tarkkailevansa sähköpostiviestejä.
Omien sähköpostiviestijeni takana seison 100 %:sti ja voin sanoa myös kirjoittamani asiat ääneen. Avoimmuus niistä asioista, jotka koskevat koko työyhteisöä, on hyvin tärkeää. Se hälventää monia ennakkoluuloja työntekijöiden keskuudessa.
Mietinkö aina mitä sähköpostiviestiini kirjoitan?
VastaaPoistaTyösähköpostien sisällön joudun asiakassuhteissa miettimään todella tarkkaan, koska kielellä ja sanoilla on usein huomattavasti suurempi merkitys varsinkin kirjoitettuna, mitä uskommekaan, joskus jopa sanomaton sana, saattaa nousta arvoon arvaamattomaan. Nämä sähköpostit käsittelevät useimmiten ihmisen tärkeintä asiaa / elämän sisältöä aikuisuudessa, vanhempia joilla on huoli lapsistaan. Miten kirjoittaa asiaa, tukea, ohjausta ja lohtua niin, että tietosuoja säilyy ja vastaanottaja ymmärtää sanani oikein? Tämä ei ole johtajan tehtävää vaan kanssakulkijan matkan tekoa sähköpostin joskus tekstiviestien välityksellä elämän haavoittavimpien ja raskaimpien asioiden äärellä. Suorastaan toivon, etten saa sähköpostia asiakkailta, mutta tämä aika on tehnyt ihmiset kiireisiksi ja asiat pitää saada välitettyä nopeasti. Kirjoitetun tekstin voin vielä tulostaa itselleni luettavaksi, jolloin paperi on kenties se tärkein ”asiakirja” joka kulkee vanhemman matkassa ja johon voi vielä palata kodin ulkopuolella tekstiviestein tai soittaen. Näitä posteja todella mietin ja luen ja yritän ymmärtää lukemaani vastaanottajan elämän ja sen tuomien haasteiden kautta. Näiden viestien takana on seisottava.
Edellisten kaltaisten postien kirjoittaminen on usein voimia vievää ja huomaan niiden ohessa kirjoittelevani vähän sinne päin viestejä, joiden sisältönä on lähinnä välittää tietoa ja koota työryhmiä yhteen. Niiden postien sanoilla toivon voivani kertoa siitä, että teemme työtä, jossa meidän kesken sanat saavat olla lennokkaita, jopa ilmavia, mielellään naurua ja iloa kuplivia sekä välillä vähän roisimpaa huumoria sisältäviä, tuomaan jaksamista sekä naurua päivään. Ehkä tämä maailma, missä työskentelen, suo myös helpommin mahdollisuuden yhteiseen iloon johtajan kanssa, niiden viestien osalta, jotka eivät ole menneet täysin kuosiin.
Osa työyhteisön sisällä ja hankemaailman välillä kulkevien viestien sisällöistä on todella tarkkaan harkittava ja joskus kiireen keskellä voin kokea paremmaksi ilmoittaa vastaavani vasta huomenna, kun olen asiaan ehtinyt paneutua.
Kirjoittaessani tätä, olen mielestäni koko päivän ollut, joko puhelimessa tai laittanut sähköposteja suuntaan jos toiseen, mietinkö mitä sähköpostiviestiini kirjoitin?
Kaija
Tänä päivänä viestin lähettäjän nimen väärentäminen on turhan helppoa. Kuinka moni tunnustaa nähneensä roskapostin, jossa myydään esim. Viagraa tms. muita vitamiineja ja jossa lähettäjän nimenä on joku tuttu henkilö tai jopa sinä itse? Tämä on roskapostittajien yksi nykykonsti päästä ohi verkon reunalla odottavista roskapostisuodattimista.
VastaaPoistaMarika otti esille kyllä todella hyviä pointteja. Itse olen pyrkinyt opettelemaan esim. viestien vastaamiseen sellaista tekniikkaa, että mietin toisen kerran ennenkuin lähetän vastausta. Tämä on hyvä nyrkkisääntö esim. kun pitää vastata johonkin ärsyttävään asiaan (reklamaatio, muuten vaan ärsyttävä tai tyytymätön asiakas jne.) Kiukun vallassa ei saa sähköpostiin koskea. Tämä on hyvä muistaa.
Heli kertoi esimerkin kirjesalaisuudesta ja sen rikkomisesta. Olen aina ollut sitä mieltä, että sähköposti on yleisin väline, jolla sitä rikotaan.
Oikea sanavalinta sähköpostiviestinnässä on todellakin haasteellista. Miten valita oikeat sanat siten, että viesti ei jätä tulkinnalle varaa tai anna vastaanottajan ymmärtää väärin? Olen edelleen sitä mieltä, että puhelinsoitto tai henkilökohtainen tapaaminen on parempi keino, mikäli kyseessä on hyvin arkaluontoinen asia. Äänensävyllä ja kehonkielellä on suuri merkitys viestinnässä, ja ne tarvittaessa pehmentävät viestiä. Sähköpostiviestistä voi helposti saada välinpitämättömän kuvan ja se voi olla "töksähtävä", vaikka sanat olisikin valittu oikein.
VastaaPoistaMarika tarttui tärkeään asiaan, jota olen itsekin aina välillä pohtinut, erityisesti sitä, missä kaikkialla viestini saattavatkaan seikkailla sen jälkeen kun olen painanut lähetä nappia. Ja miten helppoa onkaan toimittaa sähköposti eteenpäin, niin että sitä on enemmän tai vähemmän stilisoitu. Jos tekstistä esimerkiksi vaikkapa jättääkin jotakin olennaisia kohtia pois, niin viestin alkuperäinen sisältö voikin saada aivan uudenlaisen merkityksen. Tai viesti tai osa siitä irrotetaan alkuperäisestä yhteydestä ja esitetään kenties jopa julkisesti kuten Heli kommentissaan toteaa.
VastaaPoistaMuistuipa mieleeni tämäkin tapaus: esimieheni oletettavasti nuorelle kuluttajalle s-postitse lähettämä reklamaatiovastaus päätyi City.fi:n keskustelupalstalle, jossa esimieheni kieltämättä erikoista sanavalintaa (hän käytti sanaa 'pilallinen', tarkoitti siis piloille mennyttä...) kommentoitiin ja suoraansanoen pilkattiin. Reklamaation tekijä ei ollut tosin tyytyväinen saamaansa hyvitykseen, minkä teki viestissään myös selväksi. Ehkä esimieheni s-postin julkaiseminen tällä keskustelupalstalla oli jonkinlainen kosto ja tekijä sai siitä mielihyvää..
VastaaPoistaHei, tästähän tuli tosi hyvä keskustelu. Taidetaan olla aika yksimielisiä siitä, että varovaisuus on tarpeen sähköpostiviestittelyssä.
VastaaPoistaOmalla kohdallani mietin sitä, pitäisikö siirtää yksityissähköpostit toiseen osoitteeseen. Näin työasioissa sävy pysyisi ehkä asiallisempana. Toisaalta en haluaisi olla kovin virallinen ainakaan niiden opiskelijoiden kanssa asioidessani, jotka tunnen oikein hyvin.
Hei,
VastaaPoistaOlen aina ollut erityisen varovainen työsähköpostia lähetettäessä. Kirjoitan vain asiaa enkä turhia kirjoittele, juuri sen vuoksi, koska ikinä ei voi tietää mihin se johtaa. Minulla onkin eri sähköpostiosoitteet käytössä työasioissa ja henkilökohtaisissa asioissa. En yleensä kirjoita sähköpostiin muutenkaan kovin arkaluontoista asiaa vaan soitan sen sijaan.
Työsähköpostia käytettäessä pitää todellakin olla varovainen, mitä kirjoittaa. Nykyään vain tulee paljon helpommin käytettyä sähköpostia, vaikka arkaluonteisissa asioisaa puhelin oli paljon parempi viestintäväline.
VastaaPoistaTyösähköpostia tulee usein aika paljon ja ne vaativat usein nopeaa vastausta. Varovainen saa kyllä olla, mitä työsähköposteihin kirjoittaa, koska vastaanottaja saattaa esim. lähettää viestin sitä senkummemmin tarkastelematta eteenpäin, jossa on sellaista tietoa, jota ei saisi eteenpäin lähettää, esim. toimittajille. Hupi- tai vitsiviesteissä saa olla myös varovainen, koska kun niitä isommalle porukalle lähetetään, saattaa aina olla joku, joka ei vitsiä ymmärtänyt. Edellisessä työpaikassa työpaikkaa vaihtamassa ollut naishlö lähetti vanhaa työtehtävää koskien hupiviestin, jonka lähetti monelle eri henkilölle. Ylläettäen joku oli lähettänyt tämän eteenpäin esimiehelle, joka suivaantui, eikä suvainnut tätä naishlöä enää tulemaan yhteiseen illanviettoon. Jäi varmasti hieman ikävä maku työpaikan vaihtajalle, koska olisihan tämän voinut esittää henkilökohtaisestikin, jos piti vitsiä huonona. Vitsissä ei puhuttu työntekijöistä, ainoastaan työtehtävästä.
VastaaPoista