Palasin muutama päivä sitten erittäin antoisalta matkalta. Matkan tarkoituksena oli toisen asteen ammatillisen oppilaitoksen kymmenen opiskelijan kuukauden mittainen vaihtojakso Unkarissa. Olin matkalla mukana tukihenkilönä. Koko matkan paras anti sekä opiskelijoiden että minun mielestäni oli vastaanottavien henkilöiden sydämellisyys. Kansainvälisyysasioista vastaava naisopettaja oli erityisen mukava. Hänet oli vapautettu englannin opettajan tehtävistään koko kuukauden ajaksi vain ja ainoastaan huolehtimaan ryhmämme hyvinvoinnista, tulkkauksesta ja kaikesta käytännön asioiden hoitamiseen liittyvästä.
Vaihtojakson myönteinen rahoituspäätös tuli jo viime kesänä. Olin suunnitellut tätä vaihtoa kuukausia. Suurin ongelma suunnittelussa oli se, etten saanut sähköposteihini vastauksia. Lähetin niitä vähintään kerran viikossa ja pyysin vastaamaan. Vastauksia ei kuulunut. Olin lähes epätoivon partaalla. Tiesin entuudestaan kyseisen oppilaitoksen ja henkilöiden nimet, mutta en ollut tavannut heitä henkilökohtaisesti. Unkarissa sijaitseva oppilaitos kuuluu verkostoomme, joten periaatteessa tiesin vaihdon onnistuvan. Vastaanottavan tahon oli määrä suunnitella ohjelma sekä hoitaa majoitukseen ja liikkumiseen liittyvät käytännön asia. Koska sähköpostiin ei tullut vastauksia, pelkäsin, että kukaan ei ole vastassa lentokentällä, asuntoa ja vaihto-ohjelmaa ei ole. Soitin jo kerran oppilaitoksen rehtorille ja kysyin, onkohan kansainvälisyysvastaava sairaana, koska en tavoita häntä. Rehtori lupasi välittää yhteydenottopyyntöä. Tuloksetta.
Viikkoa ennen vaihtoa sain viimein lyhyehkön, virallisen tuntuisen, ehkä vähän tylyn sähköpostin, jossa kerrottiin että ohjelma annetaan saapumista seuraavana päivänä. Samassa sähköpostissa kerrottiin, että asunto on viimein järjestynyt, vaikka se on vaikeaa ollutkin. Mikä helpotus!
Ja kun pääsimme paikan päälle, sydämellisempää vastaanottoa ei voisi kuvitella. Opiskelijat ja opettajat tulivat vastaan kentälle, kantoivat laukut ja saattoivat majapaikkaan asti. Kansainvälisyysvastaava kuljetti minua paikasta toiseen, jopa shoppailureissulle. Hän jopa pyysi sekä minut että opiskelijat mukaan Facebookiin. Lähtiessämme hän vaati, että lähetän heti illalla hänelle sähköpostiviestin varmistaakseni kotiin pääsymme. Lähetin viestin ja sen liitteenä kuvan meistä. Vastausta siihen vain ei ole kuulunut!
Olin jo ennen matkaa lähes tuskastunut kyseiseen ihmiseen. Nyt, matkan jälkeen voin todeta, että vastaamattomien viestin takana olikin erittäin mukava ja sydämellinen ihminen. Olin muodostanut kyseisestä henkilöstä käsitykseni vain niiden vastaamattomien viestin perusteella.
Pitääkö sähköpostiin aina vastata ja kuinka pian? Olemmeko me suomalaiset erityisen sähköpostiriippuvaisia? Onko tämä meidän sähköpostikulttuurimme ainoa oikea? Onko nopea vastaaminen merkki tehokkuudesta vai aiheuttaako jatkuva sähköpostin vahtiminen stressiä? Sitä se teki ainakin minulle kuukausien ajan.
Muodostamme käsityksen ihmisestä loppujen lopuksi aika pienten asioiden perusteella; sähköpostissa olevan lauseen, sanan - tai vastaamattomuuden perusteella. Ehkä tämä kyseinen henkilö ei vaan koe sähköpostia "omakseen" ja käyttää sitä mahdollisimman vähän.
VastaaPoistaYksi ensimmäisistä opetuksista, jonka nykyinen esimieheni antoi minulle silloin kun aloittelin työtäni, oli nimenomaan se, että "Muista aina kuitata asiat, vaikka ihan lyhyestikin."
VastaaPoistaVastauksen ei tosiaan tarvitse olla välttämättä "OK:ta" pidempi, sillä sekin helpottaa kummasti kysyjää.
Mikäli tietää jo etukäteen vastapäässä olevan henkilön jättävän kuittaamatta viestit, kannattaa käyttää sähköpostiohjelmien luku- ja vastaanottokuittauksia. Ne toimivat nykyään jo melko luotettavasti.
Onneksi meillä on FB - siis se Facebook ;-)
VastaaPoistaSähköpostiin ja sen vastauskäytäntöön taitaa olla niin monta tapaa kuin ihmistä, ellei sen käytöstä esim. omassa organisaatiossa tehdä ohjeita ja sovita sääntöjä. Pelkästään sen varaan ei kyllä voi laskea, erityisesti jos pitää saada vastauksia.
Toki eri kulttuureissa on erilaisia käytäntöjä, ja kaikilla ei välttämättä ole edes omaa konetta käytössä. Uskomatonta mutta totta, että kaverini on töissä firmassa, jossa on osastolla yksi yhteinen kone, josta voi aina välillä tsekata s-postit. Eikä se johdu esim. mistään tietoturvasta, vaan vanhakantaisuudesta osittain. Mutta ehkäpä heillä on siitä syystä parempaa kommunikaatiota muulla tavoin?
Edellisessä työssä sähköposti oli todella tärkeä työväline. Sähköpostiin yleensä tuli kiireellistä viestiä, liittyen mm. toimituksiin, toimituspäiviin, myyntikieltoihin tai esim. tuotteiden markkinoilta pois-vetoon. Nämä vaativat usein nopeaa vastausta vastaanottajalle ja nopeita muutoksia järjestelmään, jotta tuotteet kulkevat käytännössä oikein. Meillä ainakin oli edellisessä yksikössä tärkeää, että viesteihin vastattiin nopeasti, taidettiin antaa esimiestaholta oikein ohjeistustakin asiaan. Olin paljon yhteyksissä ulkomaisiin toimittajiin sähköpostilla ja aika nopeasti vastausta sain. Toisinaan kyllä sähköpostin vahtimisesta tuli jo stressiä, jos asiaan ei saman päivän aikana tullut vastausta..usein asia vaikutti sitten moniin muihin asioihin ja tahoihin, jotka vaativat vastausta nopeasti. Jos tai kun päivä oli sellainen, että koneen ääressä ei ehtinyt olla ihan koko aikaa, saattoi olla jo monta hätyytysviestiä perässä..sitten vaan vastailemaan kiireysjärjestyksessä..
VastaaPoista